4 tipy, jak úspěšně řídit projekt na dálku  

V současné době se vše postupně přesouvá do online prostředí. V pracovním světě tomu není jinak. A tak je úplně běžné, že pracujete na projektu s lidmi, které jste nikdy předtím osobně neviděli, nebo že jeden týden pracujete ze Španělska a druhý z Řecka. Možnost pracovat online s sebou nese spoustu výhod, ale je dobré si uvědomit, že pokud řídíte projekt na dálku, není to to samé, jako když se s kolegy každý den vídáte v kanceláři. Podívejte se na 4 tipy, díky kterým pro vás řízení projektů na dálku bude hračka.  

1. Zajistěte kvalitní komunikaci  

Je to základ úplně každé spolupráce v týmu. Ale s prací na dálku vám odpadla možnost se během dne pobavit v kanceláři nebo si u společného oběda říct, jak se projekt posouvá. Proto takové příležitosti musíte cíleně vytvářet.  

Naplánujte pravidelné schůzky, kde se budete navzájem informovat o aktualitách a změnách v projektu a dalších důležitých informacích. Dobré je taky používat více nástrojů pro komunikaci. Pouze e-mail nestačí. Vyberte a určete: 

- platformu, na které budete organizovat videohovory, 

- chatovací platformu, kde budete řešit každodenní záležitosti 

- a také místo pro sdílení dokumentů.  

2) Věnujte se organizaci času a plánování  

Standardní pracovní doba se pomalu stává minulostí, a tak není od věci si stanovit se svým týmem určitý čas, kdy budou všichni dostupní a zbytek organizace už můžete nechat na nich.  

Aby tento způsob plánování a organizování času fungoval, je zapotřebí, aby každý člen měl přístup ke zdrojům, které potřebuje k plnění svých úkolů, a aby měl jasně stanovené termíny pro jejich plnění. Zde je pár tipů, jak úspěšně řídit tým z pohledu time managementu: 

- Jasně definujte cíle a milníky projektu. 

- Vytvořte harmonogram projektu. 

- Rozdělte práci na menší úkoly. 

- Reálně odhadněte časovou náročnost jednotlivých činností. 

- Stanovte, které úkoly jsou prioritní. 

- V průběhu projektu informace aktualizujte. 

- Vyberte tu správnou time management aplikaci.  

3) Sledujte a poskytujte zpětnou vazbu  

Sledování a zpětná vazba jsou klíčovými nástroji pro udržení kontroly nad projektem a efektivní řízení týmu. Není důležitá pouze vaše zpětná vazba směrem k ostatním členům týmu, ale také naopak. Aktivně je žádejte o jejich názory ohledně projektu a také jejich práce na dálku. Je to skvělá cesta, jak můžete získat užitečné informace o tom, jakým způsobem řízení projektu na dálku funguje a jak ho můžete vylepšit.  

4) Vyberte vhodný nástroj  

Můžete zvolit více nástrojů, které budete k řízení projektu používat, nebo můžete vybrat nástroj, který poskytne komplexní řešení. V takovém případě budete mít vše potřebné na jednom místě, od organizace týmu přes řízení zdrojů až po jednotlivé aktivity v rámci projektu. Jak takovou aplikaci vybrat?  

 - Zvažte, jaké funkce potřebujete: Může to být například sledování úkolů, plánování času, komunikace, sdílení dokumentů a další. Ujistěte se, že vámi vybraný nástroj tyto možnosti poskytuje. 

- Zjistěte, co trh nabízí: Prozkoumejte dostupné aplikace a zjistěte, jaké funkce nabízejí, jak jsou uživatelsky přívětivé a jak je hodnotí ostatní uživatelé. 

- Využijte zkušební verzi: Mnoho aplikací nabízí zkušební verzi, kterou můžete otestovat ještě před tím, než se rozhodnete, která aplikace bude pro vás nejvhodnější. 

- Posuďte integraci s ostatními nástroji: Pokud již používáte nějaké nástroje v rámci projektu, zjistěte, zda s nimi můžete vybranou aplikaci propojit. Není nic horšího než zadávat a sledovat jeden úkol ve dvou různých aplikacích, které spolu nejsou propojené.